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Existem atividades nos projetos que podem ser muito facilitadas com a utilização correta do e-mail. Entre elas, podemos listar a convocação para uma reunião, a comunicação de eventos, a comunicação institucional do projeto e outras semelhantes.

É importante notarmos nessas atividades, que não estão relacionadas com a especificação do projeto, não interferem no seu escopo nem definem suas regras de negócio ou de processamento. São simplesmente comunicações que normalmente não exigem resposta e nenhuma atividade fica parada a espera da conclusão do assunto tratado no e-mail. Entretanto, mesmo nestes casos, alguns cuidados precisam ser observados:

  • As pessoas corretas precisam ser incluídas na lista de distribuição
  • A comunicação precisa ser específica
  • Deve tornar claras as ações requeridas e os responsáveis por tais ações
  • Deve conferir tempo hábil

Em qualquer meio utilizado, a comunicação excessiva é um problema a ser evitado. Todas as pessoas nas organizações hoje em dia estão sempre muito ocupadas. Ter de dedicar tempo para ler e considerar informações em demasia acaba desanimando as pessoas quanto a gastar esse tempo. Quando isto acontece, a eficiência da comunicação, é destruída e o e-Mail volta a ser o inimigo.

Assim, ao organizar a comunicação em um projeto, dois aspectos precisam ser considerados. A frequência e o conteúdo. A menor frequência possível e formatos de escrita bem estruturados facilitarão os processos de leitura e reação às informações, assegurando a eficiência da comunicação no projeto.

Pessoas bem treinadas devem ser responsáveis pela comunicação. Boa administração das listas de distribuição assegurarão que as pessoas corretas, das áreas corretas e com as responsabilidades corretas recebam a comunicação correta.

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